Wie organisiere ich einen lebendigen Adventskalender?

Die Erkenntnisse stammen aus einem Austauschgespräch mit den Organisationen Stadtteilverein Johannstadt e. V., riesa efau, Mobile Arbeit Friedrichstadt und In Gruna leben e. V.

Kontakte, Programme und Beispiele sind im Text verlinkt. Kommt auf uns zu, wenn ihr Fragen habt oder Unterstützung sucht: y.bonfert@aktion-zivilcourage.de / 0176-13714282.

Welchen Rahmen muss ich schaffen, um gut arbeiten zu können?

1. Finanzen

Eine Förderung kann über den Stadtbezirksbeirat beantragt werden. Berücksichtigt werden sollten Kosten für die Erstellung von einer Grafikvorlage, die Druckkosten, ein kleines Honorar für die Organisation und die Verwaltungskosten sowie optional ein kleines Budget zur Erstattung von Kosten für einzelne Adventsveranstaltungen der Akteure. Der Stadtbezirksbeirat benötigt 6-8 Wochen Bearbeitungszeit für einen Antrag.

2. Organisation

Die Fäden müssen an einer Stelle zusammenlaufen. Diese Stelle kann eine Person oder ein kleines Team sein.

Folgende Aufgaben sind zu erledigen:

Akquise von Programmpunkten für den Kalender
Beauftragung von Grafikleistungen zur Visualisierung
Öffentlichkeitsarbeit zum Kalender
Begleitung einzelner Programmpunkte, insbesondere bei Privatleuten oder, wenn Unterstützung erforderlich ist
Nachbefragung der Teilnehmenden, Erhebung von Feedback
Verwendungsnachweis erstellen, wenn Geld zur Umsetzung beantragt wurde

Zeitschiene:

Ab September sollte ich beginnen: Akquise des Programms, im ersten Jahr Suche nach jemandem für die grafische Gestaltung des Kalenders.
Ende Oktober sollte das Programm stehen.
Im November sollte ich die Druckaufträge auslösen und die Öffentlichkeitsarbeit starten.
Im Dezember begleite ich einzelne Angebote.
Im Januar werte ich den Adventskalender aus.

Wie gestalte ich das Programm?

Direkte Ansprache von Personen: Bei Straßen- oder Stadtteilfesten kann ich direkt mit Menschen ins Gespräch kommen. Mit einem eigenen Stand kann ich zu Ideen aufrufen. Wichtig: Kontaktdaten der Ideengebenden immer gleich mit notieren, um sie später wieder ansprechen zu können.
Partner, Stadtteilrunden und Netzwerke einbinden für Angebote von Institutionen und als Multiplikatoren.
Erfahrungswerte: Der Aufruf „Ideen gesucht!“ läuft besser als „Angebote gesucht!“
Hilfestellung anbieten: Gerade, wenn Leute zum ersten Mal mitmachen, kann es wichtig sein, ihnen bei der Umsetzung von Ideen zu helfen. Fragt dazu ruhig auch Menschen aus eurem Verein mit an, ihr müsst als Orga-Person oder -Team nicht alles allein machen.
Auch über digitale Medien weiter nach Ideen für den Kalender fragen: nebenan.de, Facebook, Instagram, Webseite, Newsletter etc.
Ein Formular zum Einreichen von Ideen kann auf die Webseite gestellt werden. Es ist hilfreich einen Kurztext und ein Bild zu jeder Veranstaltung zu haben. Auch dabei können Privatpersonen unterstützt werden. Die Veranstaltungszeit wird von den Veranstaltenden selbst gewählt. Fragt aber auch nach alternativen Terminen, um bei Überschneidungen flexibel sein zu können. So ein Formular kann man auf viele Weisen erstellen: als Word, PDF oder mit einem Umfrage-Tool wie Lamapoll.
Der Stadtteilverein Johannstadt e. V. hat sein Formular direkt auf seiner Webseite integriert. Durch den Stadtteilfonds kann hier auch zu Finanzen beraten werden. Finanzielle Unterstützung muss aber nicht unbedingt angeboten werden, falls mein Verein das nicht leisten kann.
Es kommt häufiger vor, dass Angebote sich überschneiden. Dann muss entschieden werden, was mit in den Adventskalender kommt und was nicht. In der Johannstadt ist ein Kriterium: Angebote von Privatleuten haben Vorrang vor Institutionen. Alle Angebote, die es nicht in den Adventskalender schaffen, können natürlich trotzdem im regulären Veranstaltungskalender aufgenommen werden, wenn gewünscht.
Es sollte mit eingeplant werden, dass auch Angebote ausfallen können, z. B. durch Krankheit.
Eine Excel-Tabelle bietet sich an, um Angebote, Titel und Kontaktdaten zu sammeln und den Überblick zu behalten. E-Mailadresse und Telefonnummer sind wichtig, um alle, die mitmachen, für Absprachen gut erreichen zu können.
Heute schon ans nächste Jahr denken: Macht bei den Veranstaltungen auch schon Werbung fürs nächste Jahr. Vielleicht trefft ihr dort auf Nachbar:innen, die Lust haben im kommenden Jahr dabei zu sein. Wichtig: Kontaktdaten geben lassen und schon mal eine Liste fürs kommende Jahr anlegen.

Visualisierung

Es ist hilfreich gute Vorlagen zu haben, die man jährlich nutzen kann. Diese können über die Zusammenarbeit mit Grafikdesigner:innen gestaltet werden.
Wer lieber selbst gestalten möchte, kann Programme wie Canva nutzen, die viele Vorlagen haben und auch Laien helfen schöne Grafiken zu erstellen.
Der Stadtteilverein Johannstadt e. V. hat bspw. ein Hintergrundbild, auf dem 24 Türchen zu sehen sind, welches immer wieder verwendet werden kann. Die Bilddatei ist mit Links zu den Veranstaltungen versehen. Die Technik nennt sich „Verweissensitive Grafik“. Das Ganze sieht dann so aus: Johannstädter Advent. Alle Veranstaltungen wurden dazu in einem Kalender eingetragen, der auf der Webseite des Vereins zur Verfügung steht. Wer das auch bei sich umsetzen will, sollte mit seinen Webadministrator:innen ins Gespräch gehen und kann auch beim Stadtteilverein Johannstadt e.V. (advent@johannstadt.de) noch mal nachfragen.
Auch eine Printversion lohnt sich in der Johannstadt. Viele freuen sich auf den Adventskalender, den es auch als Poster an vielen Stellen zum Mitnehmen gibt.

Wie mache ich auf den Adventskalender aufmerksam?

Wenn es einen Stadtteilladen gibt, kann dort immer das aktuelle Adventskalender-Türchen aufgehängt werden.
Kooperation zur Bekanntmachung mit frequentierten Orten im Stadtteil lohnen sich. Geschäfte und Institutionen können ebenfalls den Kalender herausgeben und selbst aushängen.
Über die Kontaktaufnahme mit der Vonovia oder den Wohnungsgenossenschaften kann auch Werbung in den Häusern ermöglicht werden.
Bei Stadtteilrunden kann ebenfalls auf den Kalender hingewiesen werden.
Presse kontaktieren: einen kleinen Aufhänger überlegen und die Presse dazu einladen. Das gibt schöne Bilder und macht den Kalender in der Stadt bekannter.

Feedback – Wie ist es gelaufen?

Keine Sorge, Veranstaltungen werden unterschiedlich gut besucht. Auch sehr schöne Angebote können wenig Publikum haben und manchmal kommen mehr Leute als erwartet.
Man kann einen Feedbackbogen anlegen und an alle, die mitgemacht haben, verschicken. Oft ist der Rücklauf von den Institutionen besser als von den Privatleuten. Daher lohnt es sich, diese noch mal persönlich anzurufen und zu fragen, wie es gelaufen ist und wie viele Personen ungefähr da waren.